2023年2月20日
こんにちは。Travel Manager編集部です。
海外出張に係るコストのうち、大部分の割合を占める航空券。早めに予約するなどの購入方法でコストを削減する方法もありますが、根本的な手配方法を改善することで、業務効率を向上させ、コストダウンも見込めます。
本記事では、手配方法をポイントに航空券を安くする方法を解説していきます。
この記事でわかること
直接コスト・間接コスト
コストの削減を検討するにあたり、直接コストと間接コストを考慮する必要があります。通常、製品やサービスを対象に用いられ、出張費は製品には直接的に関係ない間接コストとして扱われます。 ただし、出張を目的とした場合、出張の中でも直接コスト・間接コストに分けることが出来ます。
直接コスト
直接コストとは、製品やサービスを提供するために直接必要な費用のことを指します。
例えば、航空券を予約するにあたり、早めに予約することで費用を抑える場合は直接コストの削減になります。
＜ 直接コストの一例 ＞
▷ 航空券
▷ ホテル
▷ Wi－Fi
▷ レンタカー
▷ 送迎
間接コスト
間接コストとは、出張には直接的に関係しない費用のことを指します。
＜ 間接コストの一例 ＞
▷ 出張手配にかかる時間
▷ 旅行会社の選定にかかる時間
▷ 手配ツール導入にかかる時間
出張における主な間接コストとして、「時間」が関係してきます。
そこで今回は、海外航空券の手配方法を直接コスト・間接コストの観点から比較し、海外航空券を安く「手配」する方法をご案内します。
手配方法
航空券の手配には様々な方法があります。航空会社のホームページ上での予約や旅行会社への依頼、最近ではクラウドサービスを利用した手配ツールを提供している会社も増えてきました。 また、企業や団体によっては複数見積もりや入札など、手配方法は多岐にわたります。
今回はコスト削減に繋がるとされる料金比較(複数見積もり)、一社購買、クラウドサービスの3選をご案内いたします。
料金比較
[ 直接コストは下がるが、間接コストが大きく上がる ]
複数の旅行会社や航空会社から見積もりを取り、それぞれ料金を比較し、最安値で購入する方法が料金比較(複数見積もり)です。 直接コストの削減につながり、効果が容易に出やすいことから多くの企業で採用している手配方法です。
しかしながら、各社に見積もりを依頼することから、スピーディーな対応には期待できず、手間と時間がかかることから間接コストが高くなります。また、複数の購買先を利用することで旅程データ管理も煩雑となります。
その他、最近の傾向として各社航空券代金の差が出にくい状況であり、コストパフォーマンスの悪い方法と言えます。
一社購買
[ 間接コストが下がる ]
一社購買とは指定の旅行会社にて手配する方法です。複数見積もりと比べ、直接コストが高くなる傾向にありますが、手配に係る手間は軽減されます。また、一社購買にすることでデータが管理しやすく間接コストも下がります。
上記で記載したように直接コスト(航空券自体)での差が出にくい状況ではあるものの、各旅行会社の手数料には大きな差が出る場合があります。
クラウドサービス
[ 間接コストが大きく下がる ]
近年、テクノロジーの進化により、出張手配にもクラウドサービスを用いられるようになり、旅行会社が提供するツールも増えてきました。基本的なサービスとして、オンライン上でスムーズに各航空会社の手配が自身で行えることから間接コストの削減が見込めます。 その他、間接コストを削減する大きな理由としてデータの一元管理が挙げられます。クラウド上でデータを管理することで、手配を含めた出張業務全般の業務効率改善につながります。
直接コストに関しては、一社購買と同様に各旅行会社により手数料が異なるため、クラウドサービスの内容と利用料金を比較することをオススメします。
クラウドの選定基準
クラウドサービスによる間接コストの削減をお伝えしましたが、提供するツールによって千差万別です。ここでは一例として、クラウドサービスの選定基準をご案内します。
利用料
出張手配のクラウドサービスを利用するにあたり、利用料は非常に重要なポイントです。一般的に、クラウドサービスは月額利用料や年間利用料などの形で課金されますが、中には無料で提供するツールもあります。利用頻度や利用人数などに応じて、適切な利用料金プランを選択することが重要です。
手数料
出張手配のクラウドサービスを利用する際には、手数料がかかることがあります。手数料には、予約手数料や手配手数料、キャンセル手数料などが含まれます。利用料と同様に、手数料も事前に確認しておくことが重要です。
コミュニケーション手段
ラウドサービスを利用する際には、問い合わせや相談を行うためのコミュニケーション手段が必要です。例えば、電話やメール、チャットなどの方法があります。事前に利用可能なコミュニケーション手段を確認しておくことで、問題が発生した場合にスムーズな対応が可能となります。
緊急対応
出張手配には、急な予約変更やキャンセルなどの緊急対応が必要になる場合があります。クラウドサービスを利用する際には、緊急時の対応体制を確認しておくことが重要です。例えば、24時間体制で対応しているかどうか、対応時間が限られている場合はどういった対応が可能なのかなどを確認しておくことが必要です。
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Travel Manager編集部
Travel Manager 編集部はIACEトラベルがリリースした「出張に関わる業務をまるっと一元管理」できるクラウド出張管理システム「Travel Manager(トラベルマネージャー)」の企画担当者が運営するメディアです。 出張に関わる全ての人に有益な情報を提供し、業務効率改善の一助になることを目指します。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2023年2月20日)の内容に基づいています。