2023年2月14日
こんにちは。Travel Manager編集部です。
本記事では、アフターコロナの今、出張が再開したことで直面する危機管理の問題点について考え、それらを解決する方法を解説します。
この記事でわかること
アフターコロナの危機管理
危機管理とは
危機管理とは企業の安全配慮義務の根幹にかかわるもので、会社としての義務となっています。出張には感染症や自然災害、情勢不安など様々なリスクが存在し、会社は出張者に対して安全配慮を担保する必要があります。
危機管理には事前の情報収集と情報共有もさることながら、出張者の所在確認や出張中の安否確認など、迅速な対応が求められます。
なぜ、アフターコロナの今、危機管理が求められるのか
コロナ禍では各国の出入国制限措置により自由に渡航できない状況が続いていました。2022年10月以降、これまで求められていた入国時や出国時の手続きが緩和され、多くの企業で海外出張の再開に踏み切りました。
新型コロナウイルスのような感染症や自然災害の脅威のほか、デモやテロなどの情勢不安など、出張を本格的に再開した今だからこそ、危機管理が求められると言えます。
情報収集と情報共有
出張の危機管理において、情報収集と情報共有は非常に重要です。出張者が出張先で危機に直面した場合、適切な情報を早期に収集し、関係者と情報を共有することが、その後の対応に大きく影響します。
危機管理の情報収集
情報収集によって、出張先の地理的、政治的、社会的状況や、天候、交通情報、地震などの自然災害情報など、危機発生時に必要な情報を得ることができます。
【情報収集 一例】
▷ メディアやニュースサイトなどを定期的にチェックする
▷ 現地の関係者や、同業者などに情報提供を求める
▷ 事前に現地の大使館や領事館などに問い合わせ、現地情報を入手する
▷ 外務省の外安全情報配信サービス(
たびれじ
)に登録する
危機管理の情報共有
情報収集によって、出張先の地理的、政治的、社会的状況や、天候、交通情報、地震などの自然災害情報など、危機発生時に必要な情報を得ることができます。
【情報共有 一例】
▷ 組織内での情報共有のルールを定め、社内の関係者に情報を共有するように指示する
▷ 現地の関係者との連絡を取り、危機に対する情報を共有する
▷ 領事館や大使館、現地当局などの関係者と連絡を取り、必要な情報を共有
これらの方法によって、情報収集と情報共有を適切に行い、危機に対する対応を迅速かつ正確に行うことが大切です。
安否確認
危機管理が求められる場面で、「安否情報の把握が難しかった」「どこに誰がいるか確認に時間がかかった」といった声が多く上がります。 この課題を解決するために、出張者の所在把握と連絡手段の確保が重要となります。
所在把握
近年、スマートフォンの普及により、位置情報システムを導入している企業もある中、出張稟議書からどこに出張しているかを１から確認する企業まで対応は企業により大きく異なります。
【所在把握 一例】
▷ 出張稟議書など文書から出張先を確認
▷ 社内ネットワークからスケジュールを確認
▷ GPSによる位置情報を取得
連絡手段の確保
所在把握と同様にスマートフォンの普及により、手軽に電話やメール、SNSなどで出張者とのコミュニケーションが取れるようになりました。また、企業によってはチャットツールを導入しているケースもあります。
【連絡手段の確保 一例】
▷ 電話
▷ メール
▷ メッセージ・通話アプリ
▷ チャットツール
安否確認には、様々な方法が用いられますが、出張者と管理者の双方で確認方法や報告時期などのルールを明確にしておくことが大切です。安否確認のルールを周知徹底することで危機管理の対応スピードは大きく変化します。
危機管理が改善されない理由
一般的に、多くの企業は危機管理に取り組んでおり、危機管理計画を策定しています。しかし、すべての企業が十分な危機管理計画を持っているわけではありません。個々では危機管理が改善されない理由を見ていきましょう。
出張者・現場に任せてしまう傾向にある
危機管理に対する十分なリソースを割けず、出張者や現場に任せることが多い傾向があります。しかし、出張者や現場に十分な知識や経験がないことで、危機発生時に適切な判断を下せず、対応が後手に回ってしまうケースが考えられます。
危機管理ツールの導入を躊躇してしまう
昨今様々な危機管理ツールが開発されていますが、導入に伴うコストを避ける傾向があります。また、危機管理の重要性が見えにくく、コストをかけることに抵抗感を抱く場合もあります。
会社全体での管理が難しい
危機管理に対する意識や取り組み方が部署ごとに異なる場合があり、統一的な危機管理体制を築くことが困難となることがあります。
また、部署間のコミュニケーション不足も、会社全体での管理を難しくする要因となります。危機管理においては、情報共有が非常に重要であるため、各部署の情報を共有し、緊密な連携を取ることが必要です。しかし、部署ごとに情報共有の仕組みが整っていない場合や、コミュニケーションが十分でない場合には、危機管理体制を適切に構築することが困難となることがあります。
前述のとおり、危機管理には迅速な対応が求められますが、多くの企業で様々な要因で危機管理の改善に至っていないのが現状です。
危機管理をもっと楽に、もっと早く！
危機管理は旅程データ管理がカギ
出張者の危機管理を行う上で旅程データの管理は非常に重要となります。旅程データには、出張者のスケジュール、交通手段、宿泊施設、現地の連絡先などが含まれます。旅程データ管理を適切に行うことで、いざという時の危機管理も「もっと楽に、もっと早く」行うことが出来ます。
IACEトラベルでは簡単に旅程データを管理することができ、危機管理に必要な所在把握・安否確認を迅速に行えるツールを提供しています。
アフターコロナの今、出張を本格的に再開するこのタイミングだからこそ、危機管理の課題を解消できるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
Travel Manager導入によって、得られる効果をご紹介。
Travel Manager編集部
Travel Manager 編集部はIACEトラベルがリリースした「出張に関わる業務をまるっと一元管理」できるクラウド出張管理システム「Travel Manager(トラベルマネージャー)」の企画担当者が運営するメディアです。 出張に関わる全ての人に有益な情報を提供し、業務効率改善の一助になることを目指します。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2023年2月20日)の内容に基づいています。