便利な管理システム！デメリットは!?

皆様は『管理システム』と聞いて何をイメージされますか!?また皆様の会社ではどうような管理システムを導入されておりますでしょうか。多くの企業が何かしらの管理システムを運用している現代社会において、日々業務で利用するなど、とても身近な存在でありながら、あまり深く考えられたことはないかもしれません。今回は管理システムの種類やデメリットについて記載させて頂きます。

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目次

1. 管理システムの種類・メリット
2. デメリットはある？
3. まとめ

1. 管理システムの種類・メリット

会計管理・勤怠管理・人事管理・生産管理・販売管理・営業管理・顧客管理…業種により異なりますが、何かしらの業務管理システムを導入されている企業様も多いかと思います。それでは何故、業務管理システムを導入するのか…その目的は『生産性向上』ではないでしょうか。管理システム導入のメリットとしては…

●会計管理システム　→　業務の効率化・省力化により処理スピード向上
●販売管理システム　→　データの可視化・標準化向上・正確性向上
●生産管理システム　→　手作業を軽減させたり生産能力の有効活用と計算ミスなどの削減にも効果
●人事管理システム　→　業務効率化・人材を適材適所に配置・人材育成に有効活用
●勤怠管理システム　→　出退勤時間を正確に管理・スムーズに打刻
●営業管理システム　→　サービス向上(顧客のニーズに対応・細かいマーケティング)・顧客の属性・共有

上記のような事が上げられるかと思います。もちろん同じ管理システムでも多数の商品が存在しておりその機能も千差万別となります。その会社・部門・部署にとって最適・マッチしているシステムの導入やオリジナルにカスタマイズして運用されていることでしょう。こうしてみても管理システムの導入、利用は大変便利で生産性の向上に役立つなどメリットばかり！と思いますよね。デメリットはあるのでしょうか…

2. デメリットはある？

結論から申しますとデメリットはあります(何事もメリットあればデメリットもありますよね…)

デメリット①費用
システムにより大きく異なることは説明するまでもありませんが、大概数百万円から数千万円、場合によっては数億になる事もあります。いくら『生産性が上がる！』といっても簡単に導入できる金額ではないかもしれません。また使いやすいようにカスタマイズしていくとイニシャルコスト(初期費用)が増幅したり、運用後に予想以上にランニングコストが掛かったりというケースもあります。導入の際には購入先としっかりと打合せをしておきたい点になります。

デメリット②運用できない、慣れない
高性能でありながら操作が複雑で社員が対応できない…
旧式の習慣により慣れない…
運用してみたら使い勝手が悪かった…
いくら事前に入念に打合せをしてもいざ運用してみると大なり小なり課題は出てくるケースは多いです。また導入する方(管理側)と使用する方(現場側)で見え方、考え方は異なりますので注意したい点になります。

デメリット③予想より効果が出ない
運用開始して一定期間経たないと正確な費用対効果は見えづらいかもしれませんが、ハイリスク・ハイリターン、ハイリスク。ローリターンのいずれの可能性があるといえるのではないでしょうか。

3. まとめ

最初に管理システムが開始されたのはヨーロッパで40年以上前(半世紀近くも前の事なんですね)、日本企業に浸透したのは1990年代後半～2000年代となりますが、システムの種類、品質は年々進化しています。最近ではクラウド、ペーパーレス化の動きが加速しておりますが今後、更に進化していくのではないでしょうか。管理システムのデメリットについては先述した通りですが、業務効率改善や生産性向上というメリットが大きいのであれば是非、導入していきたい便利なツールですね。

日々の業務を振り返り『こんなシステムあったら…』と考えてみると色々な場面で必要性、アイディアが出てくるでしょう。それが10年後、20年後…将来的にはスタンダードになり、昔はこんな風にやっていたな～と時代の変化を感じられるかもしれませんね。

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