コロナで導入が進むBTMには訳がある！
新型コロナウイルス感染症の患者が国内で初めて確認されてから、まもなく2年が経とうとしていますが、まだまだ思うように海外渡航ができない状況が続いています。一方、こんな時だからこそと、BTM（ビジネストラベルマネジメント）の導入や見直しのご相談を頂くことが少しずつ増えています。「人の移動が無いのになぜ？」と思われる方もいらっしゃるかと思いますので、今回は企業の出張に対する意識がどのように変化しているのか、なぜ今だからこそ検討いただきたいのかををお伝えしたいと思います。
1. コロナ禍でBTM導入目的の優先順位に変化
コロナで以前より増してリスクが高まり、働き方が変わってきています。
・安全配慮義務から危機管理体制の充実を図ろう（たびレジ連携や保険会社・リスクマネジメント会社など旅行会社含めた外部活用）
・テレワークが増えたことで、従来の手配担当者が出張者に代わって手配するフローは非効率で誰もがいつでもどこでも手配ができ・管理状況が瞬時に分かるシステム利用を検討しよう。
・ワークライフバランスからビジネス出張の前後に延泊し自分の時間を楽しむ「ブレジャー（ビジネス＋レジャー）」といった新しい出張スタイルを働き方改革の一環として取り入れることで、旅先での経験を活かし創造性を期待。しっかり休養取ることで生産性向上につながるのではないか。
と考えられてBTMの導入に動かれているそうです。また、SDGs目標8の「働きがいも 経済成長も」この中には社員の働きがいも同時に充実させることが求められています。その取り組みも後押しをしている要因の1つと言えるではないでしょうか。
2. BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは
ご存じの方も多いですがここであらためて、BTMとは、と導入のメリットを見てみたいと思います。
BTMとは「ビジネス目的で国内・海外へ渡航する際に必要となる、あらゆるプロセスを総合的に管理する考え方。日本ではビジネストラベルマネジメントとは、当該企業に成り代わり、専門の管理システムを持ったビジネストラベル（業務渡航）に特化した旅行会社が、ビジネストラベルに必要な航空会社やホテルの選定・予約・企業の基準に合致した最適な予約手配を行うことで旅行費用を最小限に抑え、予算実績管理などのレポートを提出し、行程管理や危険情報の提供などの危機管理を行う。出張申請から精算までを行うこと。」と定義付けられています。つまりは渡航手配のプロが企業様の出張手配を一括で管理するものと言えます。
「コロナ禍で出張自体がなくなっている今は検討の必要はないのでは？」とお思いの方、多いのではないでしょうか。
たしかに、今すぐにご利用いただくことはないかもしれませんが、ワクチン接種が世界的に進み、ポストコロナ時代の兆しが少しずつ見え始めている今だからこそ、ご検討いただくことをお勧めしております。その理由として3点が挙げられます。
1. 出張手配が "手配" から "選択" に変化
かつては1旅程に対しての移動手段は限られており、手配する前から選択肢が絞られていました。しかし、リニアの開通等に代表される昨今の交通網の発達、さらには世界各国への就航便数の増加により、1旅程に対する選択肢が大幅に増えました。
出張手配が"手配"から"選択"へと変わりつつある中、適切な選択ができていますでしょうか？金額面だけではありません。安全、安心も担保された手配を行う仕組みはあるでしょうか？
2.危機管理の必要性の増加
感染症への危機はもちろん、昨今は気候変動による異常気象、自然災害も多発しています。いつ、どこで有事に見舞われるか、あるいはそれにともなう交通網の乱れに巻き込まれるのかは予め知ることができません。
ますます予測不能になっていくからこそ、プロのサポート体制が求められています。
3.渡航制限の複雑化
ポストコロナの時代が近づいていますが、その時代の渡航はコロナ前とは異なっていると推測されます。EUや韓国が電子入国管理システムを導入すると発表したように、個々の渡航がより管理、制限される時代になるかもしれません。
最新の正確な情報に基づいた手配を確実に行う仕組み、つくられていますか？
3. 会社にも出張者自身にもメリットがあるかも？
BTM導入のメリットとしては以下のものが挙げられます。
・コスト削減に繋がる
・購買プロセスの可視化できる
・業務効率の向上に繋がる
・手配を一元化することで、手配業務の負担を軽減できる
・データ、現地での支払いを一元化できる
・危機管理体制の充実を図ることができる（災害情報を把握した時点でいつだれがどこにいるのか把握）
・内部統制の強化 経費の不正利用防止
・満足度向上（データ一元管理により自社の傾向を把握・見直し 定期的なアンケート・ヒアリング）
以前は主な導入事由が「コスト削減」でしたが、コロナ後は「危機管理体制の充実、満足度向上」へとシフトしています。有事の際の対応に通じる危機管理体制の充実、満足度向上は、業務効率の向上、は出張者のみならず出張申請から清算までにかかわる社員にとってもメリットがあります。
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4. まとめ
突発的な仕事が発生することや、何としてでも出張せねばならないこともあるかと思いますが、コロナの影響により、渡航のために必要な書類や手続きが以前より増えています。こちらは不定期的に更新されますので、常に最新情報を入手することが求められ、本業以外に手を取られることになります。
自社の規定に沿った手配・管理を行えることはもちろんですが、何よりも的確な情報提供、緊急時対応、安全のための管理を行ってくれるパートナーを今だからこそ探しておくことが必要ではないでしょうか。
このコラムが社内で自社のBTM（ビジネストラベルマネジメント）の導入を検討するきっかけに繋がると幸いです。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2022年6月1日)の内容に基づいています。
