ビジネストラベルマネジメント(BTM)とは
旅行会社の一括出張手配のメリット教えます！
ビジネストラベルマネジメントとは出張の手配、精算、出張規定等の管理を一元化する仕組みのこと。日本では「レジャー専門店」というイメージが強い旅行会社ですが、アメリカでは出張を管理する専任旅行会社が既にスタンダードになりつつあります。昨今では日本においても複数社が市場に参入しておりますが、そもそもビジネストラベルマネジメント(BTM)のメリットは何でしょうか。今やオンライン上で誰でも手軽に出張予約が出来る時代ではありますが、実はビジネストラベルマネジメント(BTM)を導入することで様々なメリットが・・！今回はそんなビジネストラベルマネジメント(BTM)のメリットをご紹介します。
出張×旅行会社 ～ビジネストラベルマネジメント（BTM）とは？～
日本でも、弊社をはじめとして多数の旅行会社がサービス展開している「ビジネストラベルマネジメント（BTM）」。冒頭でも触れたとおり、日本では「旅行会社＝レジャーの専門家」とお思いの方もいらっしゃるかもしれません。しかし日本のビジネストラベルマネジメント（BTM）市場規模は6.4兆円と言われており、決して小規模の市場ではありません。 日本とは対称的にBTMが大きな市場として機能しているのがアメリカです。アメリカでは日本のように総務や人事担当者、あるいは出張者自身が出張手配を行うという考えはなく、購買部が航空会社と直接法人契約を交わし、より安い航空券を手に入れるために入札するというのが一般的です。アメリカの企業は購買部を厳しい目で見るため、購買部側も必死に入札先を検討するという社会風潮もあるようです。
ビジネストラベルマネジメント（BTM）のサービス内容
弊社をはじめとして、日本でもビジネストラベルマネジメント（BTM）を展開している旅行会社は少なくありませんが、それぞれの旅行会社によって独自のサービスがあります。ここでは、現在ビジネストラベルマネジメント（BTM）を展開している旅行会社のほとんどが提供しているサービスを3つご紹介したいと思います。
① 航空券、ホテルの手配代行
この部分こそ、旅行会社の得意分野とも言えますが、「今はインターネットで簡単に予約できるのでは？」とお思いの方もいるでしょう。この肝となる部分を旅行会社に頼むか頼まないかで、1年間の出張経費の桁が変わることも珍しいことではありません。航空券も、ホテルも、旅行会社は手配のプロフェッショナル集団なので、より安いレートを持っていることもありますし、弊社では、1つの依頼に対して「次回からこのような工夫をすると安くなりますよ」というアドバイスも行っております。
② 手配・予約データの一括管理
出張者様個人で手配・予約をされている場合、総務の方、あるいは他部署の管理担当の方が「誰が、いつからいつまで、どこに行くのか」を管理されているかと思います。手配・予約を行う人と、管理をする人が異なる場合、どちらか一方の管理漏れも可能性も十分に考えられます。また、出張管理以外にも多くの業務をお持ちの場合、この業務負担は大きいでしょう。さらに、自然災害や人命を脅かす事件が起こった際、すぐに「誰がそこにいるのか」を把握できるでしょうか。危機管理の上でも、リスクの高い方法だと言えます。しかし、この管理を旅行会社が行う場合、「誰が、いつからいつまで、どこに行くのか」を常に把握することは勿論、弊社では、自然災害のみならず、飛行機の遅延や欠航が起きた際に該当する出張者はいるのか、という部分まで管理することが可能です。
③経費精算データ管理のサポート機能の提供
経費精算面のサポートは旅行会社によってサービス内容が様々なので、ご契約の際に貴社の管理方法とマッチするのか確認が必要です。今回は弊社がご提供する管理サービスをご紹介致します。弊社では企業様ごとにデータを抽出することが可能なシステムがございます。1か月分の渡航データ、費用のデータが必要な際はすぐにご対応が可能です。またご契約内容によってご精算方法を調整させていただくこともできます。ある企業様は売掛契約、別の企業様は手配毎のご請求書支払い、プライベート旅行相談をいただいた際はクレジットカード等で決済させていただくことも可能です。さらに、弊社ではいつでもどこでも予約検索（飛行機の金額確認）、手配が可能なシステムを順次企業様にご案内しております。こちらのシステムでは、出張の申請承認機能もございますので、「出張の見える化」にお役立ていただけます。
旅行会社はどうやって選ぶといいの？
ここまででビジネストラベルマネジメント（BTM）について概要がお分かりいただけたかと思いますが、数ある旅行会社から最適な旅行会社を選定するという作業も、管理部門の方にとってはご負担かと思います。弊社をお勧めさせていただきたいところではございますが、今回は選定する際のヒントをご提供させていただきたいと思います。
① 手配範囲に関して
旅行会社もそれぞれ手配の強みを持っています。国内が強い会社、海外が強い会社、あるいは両方に対応できる会社。さらにオプション商品の対応要否も異なります。例えば、出張先でのレンタカー、レンタルwifi、ビザ代行申請、現地サポート、保険など。これらの手配範囲に関しては各旅行会社の公式ページから確認することが可能です。貴社で出張の頻度や必要手配を鑑みた上でご検討されてみてはいかがでしょうか。
② 問い合わせ方法に関して
出張が発生した際、ファーストコンタクトはどのような方法でとるのが1番楽に感じるでしょうか。電話、FAX、メール、専用のアプリなど様々な方法が考えられます。緊急の出張が発生することが多い場合は緊急電話対応が可能な旅行会社を検討するのがいいかもしれません。
③ 精算方法に関して
ビジネストラベルマネジメント（BTM）を展開する旅行会社では専用のシステムを導入するケースが増えておりますが、中には専用のシステムよりも親しみやすい精算方法を選ばれる方もいらっしゃるかと思います。精算は管理担当の方にとっては最も肝となる部分でもありますので、より柔軟な対応が可能な旅行会社を検討してもいいかと思います。
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まとめ
日本ではまだ馴染みのないビジネストラベルマネジメント（BTM）ですが、BTMを利用することで、出張手配の工数削減だけでなく、1割～２割の経費を確実に削減できるとも言われています。出張手配に少しでも負担を感じておりましたら、是非この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2022年11月1日)の内容に基づいています。
