招聘状ってどんな書類？ どんな事を書けばいい？
一般的に日本人の方が観光で海外に行く際、ESTAなどの電子ビザを除き、パスポートに印字されるようなビザを取得された経験って少ないのではないでしょうか。日本のパスポートは世界的にみても信用度が高く、日本を除いた195カ国の中で、33カ国を除き、基本的にビザ取得が不要な国とされています。長期での出張、駐在などが発生した際に初めてビザを取得しなければならないという時、申請ってどうしたらいいの？必要な書類はなにを用意するの？とお困りになることもあるでしょう。今回、数ある申請書類の中で、商用ビザを取得の際に必要とされることの多い招聘状についてご紹介させていただきます。
招聘状ってなに？
招聘とは「礼を尽くして、人を招くこと」という意味であり、人を招く人が目上の人で、招かれる人が目下という状況で用いられます。
同じく「招」という字が含まれた招待という言葉がありますが、「客を招くこと」であり、「礼を尽くす」という意味を含まず、広い意味で人を招くときに用いる言葉となります。その為、招聘状とは、目上の人でありながら、礼を尽くして、出張される方をお招きするために発行する書状ということになります。
招聘状にはどんな事が書いてある？フォーマットはあるの？
どんなことが記載されていれば招聘状となるのでしょうか。
申請を行うビザによっては、記載されていなければならない条件などがある場合もございますが、決まったフォーマットなどはなく、一般的には下記のような項目などを記載します。
・招聘する人・会社の情報
・招聘される人(ビザを申請する人)の名前、国籍、職業や役職
・招聘の理由や経緯
・招聘する日時、場所
・招聘者との関係
つまり、誰(どの企業)が、どんな人を、いつどこに、何故、どの様に「礼を尽くして招く」のか、が記載されていれば招聘状ということになります。
フォーマットがないとは言いましたが、こちらに関してはその時の情勢に左右されることもあります。例えば、新型コロナウイルスの世界的感染を受け、ほぼ全ての国において渡航制限を厳格化している中、中国では招聘状は「省」が発行したもの（PU
と呼ばれる招聘状）に限って有効とするとしています。実際に招聘するのは「企業」ですが、企業発行の招聘状では申請を拒否されることとなりますのでご注意ください。
なぜ招聘状が必要？
ビザ申請先である大使館や総領事館に提出する書類の中で、招聘する側と招聘される側の関係性を立証する唯一の書類になるからです。
つまり、招聘状があることでビザを取得しようとしている人が前述の招聘状に記載をする内容にあるように、何故、我々の国に何を行おう為に入国しようとしているのかを招聘する人が証明していることになります。 新たに自身の国へ入国しようとしている人が、どの様な人で(経緯)、これから何をなしていく(理由)のかを知り、入国することを許可することが出来るかを判断材料にするために必要なのです。
まとめ
招聘状を実際に作成したり、受け取ったりしている方もいらっしゃるかと思います。ビザ申請のような公的機関への提出書類として考えると、堅苦しく感じることもあると思いますが、改めてどのようなものかを言葉にすると招聘状が発行されるということは発行者がお招きする方を信頼し必要としており、受領者はその信頼を受け必要とされているということです。そう考えると、少しでも「招聘状」に温かみを感じてきませんか？
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※本書の内容は、本書執筆時点(2022年11月1日)の内容に基づいています。
