旅行会社の選び方
ご出張を検討される際の『旅行会社の選び方』はご要望によって様々かと思います。是非、弊社「IACEトラベルへご用命ください！」と言いたいところですが、今回は客観的な視点で、ご出張手配のための旅行会社の選定ポイントをお伝えさせていただきます。
既に出張手配を一括で依頼されている旅行会社をお持ちの企業様の中には、特に困ったことはないという方もいらっしゃるかと思います。しかし、実は他の旅行会社にした方が「よりご希望に沿う手配を実現できていた」あるいは「ストレスの少ない手配フローだった」などのメリットが多いということもありますので、確認の意味でも参考にしていただければ幸いです。
1. 検討のポイント① どんな旅行会社なのかを知る
選定にあたって各旅行会社のホームページや、会社案内の書面などでどんな旅行会社なのか確認されるのではないでしょうか。
はじめに、最初にチェックすると良いポイントからご紹介します。
(1). 法的に問題ないか？公的に認められており信用できるか？
以下代表的な旅行業界の3つの組織/団体に登録しているか否かが、公的に認められている旅行会社であることの基準になります。
観光庁への登録を受けているか
旅行業務取扱については観光庁への登録が必要です。旅行会社は、その業務内容（旅行の種類や扱う地域等）により第一種～第三種に分類されています。この三種の代表的違いの1つが、ツアー商品（旅行業者が旅行計画を行い、旅行者を募集することで実施する旅行形態）の取り扱い範囲です。第一種は国内外問わず取り扱いできますが、第二種は国内のみ、第三種は国内の中でも拠点区域内のみとなっています。
旅行業協会へ加盟しているか
日本旅行業協会（JATA）と全国旅行業協会（ANTA）の2つの協会があります。主にJATAは第一種旅行業者、ANTAは第二・三種旅行業者が加盟しています。いずれの協会も旅行会社と消費者との間にトラブル等が生じた際に、消費者の相談窓口になってくれます。
国際航空運送協会(IATA) 公認代理店か
世界の航空会社で構成される業界団体です。公認代理店は協会加盟航空会社の代理として、およそ120か国、約265社の航空会社の国際線、国内線チケットを販売する権限を持っています。
(2). 手配可能な範囲、サービス内容はどうなっているのか？
公的な旅行会社か確認できましたら、実際の手配範囲や手配の流れを確認してみましょう。
サービス範囲は？
具体的に手配できる商品やサービスも忘れずに確認してください。航空券・ホテルの他に、訪問先によって必要が生じるレンタカーやビザ取得代行、現地鉄道チケット、レンタルWI-FI、保険、バスやハイヤー等の車両、ガイド・通訳など、これら全てを一括で依頼することができる旅行会社もあれば、この中の一部は取り扱いがなく、別の手配先で手配する必要が生じる場合もあります。例えば、出張の際に毎回レンタカーが必要な企業様は、レンタカーと航空券または鉄道が一括で依頼できた方が楽ですし、海外赴任者が多い企業様の場合は、航空券とビザ取得代行を一括で依頼できる旅行会社の方が適していると言えます。
手配・問い合わせ方法は？
メールが主流にはなりつつありますが、一部FAXが必要という場合もあるようです。最近はオンライン手配やチャットの利用なども増えてきています。緊急で出張が発生することが多い場合は、電話での問い合わせも併用できるかが必要条件の1つと言えるかもしれません。また、最終書類はEチケットやバウチャーレスが進みメール送付が多くなっていますが、郵送やデリバリーでお渡ししている場合もあります。
精算方法は？
事前振込・クレジットカード精算・請求書での後払い等が主ですが、旅行代金精算専用のシステム等もあります。帳票関係も納品書や請求書の項目が分かれているか、税金の明細が記載されるか等、経理の負担増減にも影響しますのでひな形を事前に確認されることもお勧めです。
(3). 危機管理体制
企業様に対して安全管理義務が課せられている中、どのような対策を取られていますか？もちろん緊急事態は発生しないことに越したことはないですが、万が一の時に備えてどのような管理サービスがあるのかを確認されることも大切です。
営業時間外の問い合わせ先はあるか？
実は手配で困っている事の1つに旅行会社の営業時間というお声を伺うことがあります。時間外の窓口は有料サービスの場合もありますので、あわせて確認が必要です。
緊急窓口の運営体制は？
緊急連絡先は取次業者が入っている場合もあります。どのような運営体制なのか、対応できる範囲等も確認しましょう。
連携サービスは？
外務省からの情報配信『たびれじ』との連携や保険会社各社が提供する危機管理ツール等との連携サービスを提供している旅行会社もあります。
(4). 手数料について
コスト削減はどの企業でも共通の課題だと思います。あくまで≪無駄な経費を削減する≫事が重要になりますので、≪費用対効果≫がポイントです。
手数料の算出方法
航空券１枚(１名)あたりが基準になるかと思いますが、ホテルなど付帯手配が発生すると手数料が加算されていく場合もあります。手配(発券)手数料以外に、変更手数料や払い戻し手数料等もあります。旅程変更が多い場合は、特に確認が必要です。また、国内と海外の手数料は異なる場合が多いので、いずれも確認しましょう。
手数料の金額
１件あたり〇円と定額制をとっている旅行会社と、航空券代金の〇％と変動制をとっている旅行会社があります。緊急対応の場合は、通常の手配と手数料が異なる場合もありますので、注意が必要です。
ここにご紹介した検討要素で、貴社により適した旅行会社の候補が絞られてくるかと思いますが、さらにここからどう選定すると良いでしょうか。「取扱いが可能なサービスは多いに越した事はない！」という考え方も一理あるかとは思いますが、そのサービスを使わないのであれば不要なものと言えます。つまりある程度の候補を検討した後は、『費用対効果』を考えていくことが大切です。
2. 検討のポイント② 貴社のご希望、お困りのことから検討する
企業様によって出張状況や課題は異なります。貴社の出張状況はいかがでしょうか？何か困っている事があれば、解決できる事が選定基準になるかと思いますが、逆に、特に困っていないという場合でも、実は課題に気づいていない事もあります。
旅行会社の範疇ではないと思われている事が、実は取り扱いサービスの1つである事もあり、依頼先の一本化が業務効率化へつながったという事もあります。企業の数だけ異なる課題があるかと思いますので、課題の中での優先順位等考えながら一番条件がマッチする旅行会社を見極めましょう。
最新システム・オンライン手配導入
導入企業も増えているので興味がある方もいらっしゃるかもしれません。しかし、月に1～2件の出張頻度の企業でオンラインシステムを導入する場合、システム利用までにマスター登録等の準備や定期的にメンテナンスが必要などの手間を考えると、あまりお勧めできません。
月に数十件以上の海外出張(主に1都市)が発生している場合、オンラインシステム導入で効率化が図れるかもしれません。ただ、手配のプロであるオペレーターの知識や経験がシステム以外で発揮されている場合も多く、一概にシステム化がいいとは言い切れません。
トラベル・マネージメント・カンパニー(TMC)
グローバルではよく使われるのですが、馴染みがない方へ簡単に説明させて頂くと手配だけを行う従来の旅行会社とは異なり、出張データを基に分析を行い、既定の見直しなどを含めたトラベルコンサルティングを行う会社の呼び名です。課題に感じられている事がなくても、他社との比較や旅行会社目線での分析を基に、業務改善につながる場合もあります。
3. まとめ
最後に個人的な意見をお話させていただくと、最終的な決め手は「担当者及び会社と信頼関係を築けるか」ではないかと思います。すべて手配を任せておけば安心というのも信頼のひとつですが、特にこれから改善が必要な時に相談ができるか？協力できるか？は非常に重要です。いざとなった時に頼れる信頼関係が作れるそんな旅行会社を選ぶというのも一つの選定基準に加えてみてはいかがでしょうか。
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※本書の内容は、本書執筆時点(2022年11月1日)の内容に基づいています。
