Smart
BTMの機能と特徴
オンライン予約以外の手配サービス
ビザの申請代行から出張に必要な海外旅行傷害保険・現地の手配サービスまでおまかせください
Smart BTMはオンライン予約だけではなく、出張に関わる手配の全般をサポートいたします。面倒なビザの申請から保険の加入まで、Smart BTMのチャット機能でいつでもご依頼ください。
オンライン予約以外の手配サービスの特徴
ビザやAPEC（ABTC）カード、領事館や公証人役場の認証申請代行サービス
面倒な申請書類の作成サポートから申請の代行まで行います。Smart
BTMのチャットからご連絡いただくことで、手配済みの航空券やホテルと合わせて一元的にでクラウド管理できます。ビザ各種申請代行サービスの費用は別途かかります。
»ビザ申請代行サービスへ
海外旅行傷害保険は法人包括契約や出張ごとのお申込みに対応
法人包括契約は出張者の手配が確定すると、決められたプランに自動的に加入されます。お申込みも精算も不要なため、作業が大幅に軽減できるとともに、出張者による勝手なプランへの申し込みを防げます。
チャーター送迎や通訳・ガイドなどの出張先で必要な手配
現地に到着してからのチャーター送迎や通訳・ガイドなどの手配は出発前にお済ませください。オンラインで予約できない手配はすぐにお問合せください。当社のオペレーターが対応することで航空券などと一元的に管理し、お客様の手配に関する不安を解消します。
- ※本ページ内で使用している画面キャプチャーはすべてイメージとなり、実際の画面とは見え方が異なる場合もございます。
- ※機能の追加やアップデートは随時行っておりますので、実際の機能とは異なる場合もございます。
- ※不明な点がございましたら、いつでも本ページ内の問い合わせフォームまたは営業担当者へお問い合わせください。
よくあるご質問
どんな企業が導入に向いていますか
- 飛行機を利用する出張が毎月発生する企業様へお薦めしております。今までは旅行会社へメールや電話で見積り・予約・発券を依頼していた企業様でしたらより手間の削減（工数削減）効果を感じて頂けるかと思います。
お試しで利用することはできますか
- お試し用の環境はご提供しておりませんが、当社の営業担当がオンライン打ち合わせにて実機によるデモンストレーションを行いますのでお気軽にお問い合わせくださいませ。
申し込みにはどのような手続きが必要ですか
- WEBの申し込みフォームをご入力頂きますと弊社営業担当からご連絡をさせて頂きます。その後、クラウドにて契約を締結して頂きます。(当社では契約に 弁護士ドットコム株式会社が運営するクラウドサインを利用しております)
導入までどれくらい時間がかかりますか
- 契約締結後、通常は１週間程度で初期設定が完了してご利用が開始できます。
初期設定にはどのようなデータが必要ですか
- ユーザー情報及びセキュリティ関連の設定に関する情報をご提供いただきます。
稟議申請や危機管理などの管理はできますか
- Smart BTMは予約手配に特化したシステムですので「稟議申請」や「危機管理」といった機能は搭載しておりませんが、当社が展開する出張管理システム「Travel Manager」であれば「稟議申請」「危機管理」、更には「経費精算」などの機能も搭載しております。Smart BTMとも連携しており出張の手配から出張後の精算まですべてをまるっと管理する事ができますので是非ご検討くださいませ。
Travel Managerを詳しくみる
利用する環境に制限はありますか
- 弊社にて以下の環境で動作を確認しております。OS：Windows10/11、macOS Monterey、iPadOS 15.5*（*iPadAir 第3世代のみ確認）ブラウザ：Google Chrome （※最新版へのアップデートをお願いします）
ビザの申請は代行できますか
- はい、査証の申請代行サポートは有料サービスで行っております。
取り扱い国や料金を確認する
航空券はすぐに購入が必要ですか
- 予約後は各航空券に設定される発券期限までに発券依頼をしてください。 設定される発券期限については航空会社、券種等により条件が変わりますので予約時にご確認くださいませ。
海外発着のチケットは手配できますか
- はい、可能です。海外発の日本行き、海外区間のみの航空券も手配が可能です。
変更可能なタイプのチケットも予約可能ですか
- 国内、海外共に変更可能なタイプを指定しての検索及び予約が可能です。
キャンセルや変更になった場合はどうすればよいですか
- キャンセルや変更はチャットでお知らせください。 オペレーターが対応させて頂きます。
出発何日前まで手配が出来ますか
- オンライン予約については国内航空券が出発の6時間前(※)、国際航空券、ホテル予約については出発前日までとなりますが、オペレーターによる手配は当日の手配も受け付けられる場合があります。 (※)国内航空券において一部の航空会社は出発前日までとなります。
複数人の予約を同時にできますか
- 一度に6名までの予約が可能です。
座席の指定やマイレージの登録はできますか
- 国際線航空券においては予約完了後に座席指定やマイレージの登録が可能です。
インターネットにつながらない場合でも手配できますか
- Smart BTMはクラウドサービスになりますのでデバイスがインターネットにつながっている必要があります。
スマホ、およびタブレット端末で操作できますか
- タブレット端末には対応しておりますが、スマートフォンについては現在は対応しておりません。
子供の手配も一緒にできますか
- 従業員向け出張手配システムなので子供の手配はできません。
見積書や請求書などを発行することはできますか
- Smart BTM内で見積書の発行は可能です。請求書については別途オペレーター側で発行したものをお送り致します。
料金について教えてください
- Smart BTMは導入にかかる費用や、月額の利用料は一切かかりません。ただし、6か月間利用がない場合はアカウントを停止させて頂く場合もございます。また、航空券やホテルを手配した際に発生する手配手数料や変更手数料は別途発生します。
チャット機能も無料で使えますか
- はい、Smart BTMへログインしていただければ無料でご利用いただけます。ご旅程ごとに会話が分かれてますので、複数の出張が控えていても混乱することはありません。
時間外のサポートは有料ですか
- 契約企業様は「24時間アシスタントサービス」を無料でご利用いただけます。緊急時や時間外のオペレーターへの質問は主にチャットで対応いたします。航空券やホテルを手配した際に発生する手配手数料や変更手数料は別途発生します。
ビザやABTCの申請代行はいくらですか
- 申請代行の料金はホームページに掲載しております。対応可能な国や料金は変動いたしますのでご注意ください。
オペレータに予約を依頼したときも手数料は同じですか
- 本ページに記載している手数料はSmart BTMからオンラインご予約いただいた際に発生する手数料です。お電話やメール、チャットで弊社オペレーターが対応したご予約の手数料においては従来の契約に準じます。
Smart BTMに関してセキュリティーの安全性について教えてください
- 当社は情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO27001の取得企業としてお客様に安心して利用いただけるようセキュリティ対策に取り組んでいます。（ISO/IEC 27001：2013 認証取得、認証範囲：出張予約および管理クラウドシステムの開発・保守・運用業務 （東京支店））また、プライバシーマークを取得しており、個人情報保護の面でも安心してご利用頂けます。（認定番号：第10450050号）
利用する環境に制限はありますか
- 弊社にて以下の環境で動作を確認しております。OS：Windows10/11、macOS Monterey、iPadOS 15.5*（*iPadAir 第3世代のみ確認）ブラウザ：Google Chrome （※最新版へのアップデートをお願いします）
パソコンにアプリをインストールする必要はありますか
- パソコン、スマートフォン等のWebブラウザにてご利用いただけるクラウドサービスですので、ソフトのインストールは不要です。
Smart BTMに入力したデータはどこに保管されていますか
- 世界最高レベルの国内データセンターである、Amazon Web Serviceにて厳格なセキュリティ基準の下、管理しています。
セキュリティチェックシートを公開していますか
- Smart BTM導入をご検討頂いておりますお客様向けに経済産業省が公開している「クラウドサービスレベルのチェックリスト」と総務省ガイドラインの内容を反映した「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示指針（ASP・SaaS編）第3版」を公開しています。SmartBTMがお客さまのセキュリティ基準を満たしているかのご確認にご活用ください。
クラウドサービスレベルのチェックリスト（.xlsx）
「Smart BTM」ASP・SaaS 安全・信頼性に係る情報開示指針
IACEトラベルを利用すると、どのようなメリットがありますか
- Smart BTMの航空券、宿泊、その他オプション機能のオンライン予約以外にも現地での専用車や通訳手配等に加えレンタルWi-Fiルーターや空港駐車場の手配まで、オペレーターが出張に関連するものはワンストップで手配しますので出張者様や手配担当者様の業務効率を向上させることができます。また、IACEトラベルのBTMサービスで構築した出張プログラムにより規程遵守の適正購買が実現できる他、24時間サポートサービスと位置情報システムにより社員の動向を完全把握する事ができますので管理者様の業務負担軽減につながります。
決済方法について教えてください。
- IACEトラベルで手配したものは全て請求書（後払い）で対応できるので、立替精算は不要です。
注：請求書（後払い）はご契約企業様がご利用いただけます（与信審査が必要です）
解約にはどのような手続きが必要ですか
- 本サービスの利用期間は１年間としますが中途解約を希望する場合は解約希望日の属する月の３ヶ月前の末日までに書面にて解約の通知することにより、中途解約することが可能です。
24時間サポート対応について
- Smart BTMをご利用のお客様は24時間365日いつでも、24時間アシスタントサービスをご利用いただけます。
操作がわからない時はどうすればよいでしょうか
- Smart BTMの操作が不明な時は、WEBマニュアルをご覧頂くか、解決しない場合は担当営業へご連絡くださいませ。